Puede utilizar la combinación de correspondencia
cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe
enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o
etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único.
Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede
personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información
única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen
de datos.
1. Configurar el documento principal El
documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada
versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo,
el remite o el saludo.
2. Conectar el documento a un origen de datos
Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe
combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los
destinatarios de una carta.
3. Acotar la lista de destinatarios o de
elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal
por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos
es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la
correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del
archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
4. Agregar marcadores de posición llamados
campos de combinación de correspondencia, a los documento Cuando realice la
combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información
contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una vista previa de la combinación de
correspondencia y finalizarla Puede obtener una vista previa de cada copia del
documento antes de imprimir todo el conjunto.
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