Elaboracion de los Documentos de Oficina:

Recuerde que el objetivo de la mayor parte de las empresas es obtener beneficios, o al menos, reducir o mantener los costes. Rehacer un trabajo o corregirlo supone una pérdida de tiempo y de dinero. Si lo puede evitar, contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa.


cualquier documento tendremos en cuenta, entre otras cuestiones que irá aprendiendo
los siguientes puntos:

1ª NORMA:

La primera herramienta que Vd. debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.





2ª NORMA:



Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su dictáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.


No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm., que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación.


Antes de empezar a redactar y/o mecanografiar el texto debe tener clara la estructura que requiere el texto. Es decir:

a) Si el escrito se va a presentar con apartados y subapartados se debe escoger el tipo de letra para los apartados y subapartados. Deben diferenciarse entre ambos.

Incluso, se ha de establecer otra diferencia, que es la de conceder unos márgenes distintos, es decir, menor extensión para el subapartado.

Los títulos a su vez se han de diferenciar de los apartados.

b) Se tendrá en cuenta si conviene alternar dos tipos de letra distinta. Por ejemplo si en el texto se van a insertar fragmentos de otros textos ya escritos (periódicos, libros, etc.), conviene además de insertarlos entre comillas, observando las normas, diferenciarlos con otro tipo de letra o tamaño de la misma.


c) Existen fragmentos en el texto a los que el emisor pretende concederles más importancia. En este caso, se inserta en negrita o subrayado o ambos o, incluso, en cursiva, negrita y subrayado a la vez.

Recuerde siempre escribir los títulos en mayúscula, centrados horizontalmente, en negrita y en color si se requiriera. No es conveniente abusar del subrayado.